Gepubliceerd op Logistiek.nl. Geschreven door Ferdi den Bakker.

Het vereist moed en tijd om een traditioneel familiebedrijf te transformeren tot een onderneming die goed mee kan in een snel veranderende wereld. Caroline Rooskens deed het en benoemde daarbij digitalisering en transparantie als de sleutelwoorden voor de expediteur in Buggenum. Met een nieuw TMS.

Die zoektocht naar een passend transport management systeem was er overigens één van de lange adem. Caroline Rooskens is al een tijdje general manager bij Rooskens Group en wilde transparantie als belangrijk bedrijfsdoel concretiseren.
“Volgens mij heb ik wel dertig systemen gezien. Met het vorige TMS zouden we geen platformomgeving kunnen creëren en ketens combineren. Wat ik voor ogen heb is ons in een soort rol positioneren zoals Booking en Trivago in de reiswereld hebben gedaan. Daarvoor hadden we een ander TMS nodig, omdat we meer willen dan een truck efficiënt kunnen plannen.”
Sinds januari is het zover en kan de nieuwe werkwijze in de praktijk worden gebracht.

De basis staat er nu en is schaalbaar

Na een paar jaar zoeken kwam Rooskens uit bij Oracle en het product OTM. “De keuze hiervoor is goed uit te leggen. Dit TMS is in tegenstelling tot veel andere pakketten niet een doorontwikkeling van een oudere applicatie, maar echt gebouwd om voor end-to-end visibility te zorgen en gemakkelijk connecties te laten leggen met gebruikers. Ook is het schaalbaar. Met deze keuze hopen we onze doelen te bereiken. Daar zijn we nog niet en ook gebruiken we nog niet alle modules, maar de basis staat.”

Transparantie past bij deze tijd

Rooskens zag haar vader het bedrijf dertig jaar geleden starten en opbouwen. Zelf stapte ze zeven jaar geleden in, na een studie op het gebied van communicatie en beleid. “Het is natuurlijk wel heel mooi als je in je eigen bedrijf de lijnen kunt uitzetten. Mijn start binnen het familiebedrijf bestond vooral uit het voeren van veel gesprekken met interne en externe partijen. Daarmee wilde ik vooral het nieuwe doel van de onderneming bepalen.”
Het nieuwe bedrijfsdoel past naadloos bij waar de huidige markt om vraagt, althans in theorie. “Transparantie is wat iedereen in principe wil, zij het dat veel bedrijven het vooralsnog als een plus zien in plaats van een keiharde noodzaak. Toch wilde ik niet wachten op een markt die ons voorbij streeft, maar zelf het heft in handen nemen en investeren in het geven van een beter beeld van de logistieke keten aan klanten.”

Klantvraag centraal en op zoek naar groei

Meer transparantie bieden aan klanten is over het algemeen niet iets wat de marges ten goede komt. Dat zegt Rooskens zich goed te beseffen. “Dus moet je als logistieke organisatie iets aan je overhead moeten doen. Dat kan door slimmer te werken en meer handelingen te automatiseren. Daarbij moet je, vind ik, altijd centraal houden wat de klantvraag is en hoe je daar als organisatie het beste op kan inspelen.”
Het nieuwe TMS is nadrukkelijk gekozen op de groei. De kosten voor de applicatie vallen hoger uit dan bij het vorige pakket. “Hiermee kunnen we zorgen voor continuïteit, intern en naar onze klanten toe. Daarnaast moet het mogelijk zijn om jaarlijks tien tot vijftien procent te groeien, zonder dat dit impact heeft op de werkdruk van onze mensen.”

Platformen zijn geen gevaar maar een kans

Met de keuze voor het bieden van meer transparantie wil Rooskens de markt een stap voor zijn. “Natuurlijk zie ik links en rechts platformen opkomen. Dat zou voor een standaard expediteur een gevaar kunnen zijn voor de continuïteit, maar zelf zie ik vooral kansen. Met transparantie kun je waarde toevoegen, zeker als je je richt op de complexere ketens, zoals farma. Dat is dus een sector waarin we meer willen gaan doen.”
Tot voor kort bediende Rooskens vooral Europese bedrijven in de Benelux, de DACH-regio, Frankrijk en Groot-Brittannië. Met de implementatie van het nieuwe TMS wil de general manager ook buiten de Europese grenzen opereren.

Vooral grote bedrijven willen sturen op data

Meer inzicht op basis van meer data moet Rooskens ook helpen in het geven van beter advies. Bijvoorbeeld over wat de expediteur in de keten van een klant ziet gebeuren. “Wat je de afgelopen maanden zag, was dat bedrijven in paniek raakten op het moment dat de warehouses vol kwamen te liggen. Daar is met meer data beter op te sturen en het is aan ons, vind ik, om daarop te wijzen. Het zijn vooral de grotere bedrijven die hier behoefte aan hebben. Waarom dat is? Misschien hebben de kleinere zelf meer inzicht?”

Andere rollen voor diverse medewerkers

Hoewel de software moet zorgen voor continuïteit naar de toekomst toe, heeft de keuze voor dit TMS natuurlijk wel effect op de interne werkwijze, stelt Rooskens. “De nieuwe software vraagt wat gewenning, mede omdat we de rollen van werknemers anders hebben gedefinieerd.”
De nieuwe verdeling van de rollen was volgens haar nodig omdat ‘teveel kennis in de hoofden van planners aanwezig was’. “Na het intensief verbeteren en aanvullen van de masterdata is inmiddels ook de order entry losgekoppeld van de planning. Dat betekent voor de planners dat ze nu werken op basis van uitzonderingen en niet alles zien. Dat is wennen.”
De afdeling customer service neemt de order entry voor zijn rekening, één persoon houdt zich met pricing bezig en drie tot vier planners bedienen de contracting klanten en de spotmarkt.

Beter beeld krijgen van wat er echt gebeurt

Met het nieuwe transportplatform wil Rooskens verbindingen leggen tussen klanten en ketens, iets wat het bedrijf eerder niet deed. “Deze keuze moet ons makkelijker laten koppelen met klanten, data uitwisselen, KPI’s geautomatiseerd teruggeven en self-billing laten invoeren. Dat alles kunnen we bovendien flexibel inrichten. Veel handmatige handelingen zijn te automatiseren en we hebben een beter beeld van wat er gebeurt. Dat is nodig als je waarde wil toevoegen, in de vorm van data en inzichten, maar ook in de vorm van innovatie. Precies om die reden kijk ik altijd graag naar partijen als Uber, Amazon, maar ook een Transporeon. Die inspireren me meer dan veel andere platformen die, volgens mij, niet meer doen dan op een laat moment aangeven dat een zending vertraging heeft. Dat inzicht hebben we zelf sneller.”

Voorspellende vraag scherper zien te krijgen

Op dit moment werken 25 mensen bij het bedrijf. Meer mensen aantrekken is geen doel op zich, het toevoegen van slimme tools als AI wel. “We zien kansen om hiermee de voorspellende vraag van klanten en de klanten van onze klanten scherper te krijgen. Daarnaast denken we hiermee ook de prijzen van zaken als brandstof in de toekomst beter te kunnen voorspellen. Uiteindelijk moeten deze investeringen ertoe leiden dat we onze contract logistieke activiteiten kunnen uitbreiden. Daar ligt onze toekomst, niet in het openen van een warehouse. Dat is een ander business model en past nu zeker niet bij ons.”